標準化的作用主要是把企業內的成員所積累的技術、經驗通過文件的方式來加以保存，而不會因為人員的流動，整個技術、經驗跟著流失。達到個人知道多少，組織就知道多少，也就是將個人的經驗（財富）轉化為企業的財富；更因為有了標準化管理，每一項工作即使換了不同的人來操作，也不會在效率和品質上出現太大的差異。
在工廠里，所謂制造就是以規定的成本、規定的工時，生產出品質均勻，符合規格的產品。要達到上述目的，如果制造現場之作業如工序的前后次序隨意變更，或作業方法或作業條件隨人而異有所改變的話，一定無法生產出符合上述目的的產品。因此必須對作業流程、作業方法、作業條件加以規定并貫徹執行，使之標準化，即標準化管理。
如果沒有標準化管理，老員工離職時，他將所有曾經發生過問題的對應方法、作業技巧等寶貴經驗裝在腦子里帶走后，新員工可能重復發生以前的問題，即便在交接時有了傳授，但憑記憶很難完全記住。沒有標準化，不同的師傅將帶出不同的徒弟，其工作結果的一致性可想而知。
標準化管理有四大目的：技術儲備，提高效率，防止再發和教育訓練。
良好的標準化管理需要制定相關規則。很多企業都有這樣或那樣的標準，但仔細分析，你會發現許多標準存在操作性差、不明確等問題，例如，“要求冷卻水流量適中”。什么是流量適中？不可操作。“要求小心的插入”，什么是小心？不可理解。其實，一個好的標準的制定是有要求的，要滿足以下六點：
1.目標指向。標準必須是面對目標的，即遵循標準總是能保持生產出相同品質的產品。因此，與目標無關的詞語、內容請勿出現。
2.顯示原因和結果。比如“安全地上緊螺絲”。這是一個結果，應該描述如何上緊螺絲。又如，“焊接厚度應是3微米。”這是一個結果，應該描述為：“焊接工作施加3.0A電流20分鐘來獲得3.0微米的厚度”。
3.準確。要避免抽象，“上緊螺絲要小心”，什么才算是要小心？不宜出現概念模糊的詞語。
4.數量化—具體。每個讀標準的人必須能以相同的方式解釋標準。為了達到這一點，標準中應該多使用圖和數字。例如，使用一個更量化的表達方式，“使用離心機A以100+/-50rpm轉動5-6分鐘的脫水材料”來代替“脫水材料”的表達。
5.現實。標準必須是現實的，即可操作的。標準的可操作性非常重要。可操作性差是國內許多企業的通病。我們可以在許多企業車間的墻上看到操作規程、設備保養等標準，我們比較以下兩個表，感受一下什么是可操作性。
6.修訂。標準在需要時必須修訂。在優秀的企業，工作是按照標準進行的，因此標準必須是最新的，是當時正確的操作情況的反映。永遠不會有十全十美的標準。在以下的情況下修訂標準：
（1）內容難，或難以執行定義的任務；
（2）當產品的質量水平已經改變時；
（3）當發現問題及改變步驟時；
（4）當部件或材料已經改變時；
（5）當機器工具或儀器已經改變時；
（6）當工作程序已經改變時；
（7）當方法、工具或機器已經改變時；
（8）當要適應外部因素改變時；
（9）當法律和規章已經改變時；
（10）標準（ISO等）已經改變。
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